İletişim formları web sitelerinde en yaygın kişisel veri toplama noktalarından biridir. KVKK 6698 sayılı Kanun kapsamında veri sorumlusu, kişisel veri işlemeden önce ilgili kişiyi bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu rehber, iletişim formu bileşeninin KVKK boyutunu, toplanan verileri, aydınlatma yükümlülüğünü ve pratik yerleşim önerilerini detaylı biçimde ele alır.
İletişim Formlarında Toplanan Veriler
Genellikle iletişim formlarında ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası ve mesaj metni toplanır. Bazı formlarda iş unvanı, şirket adı, konu seçeneği veya CAPTCHA ile birlikte IP adresi de işlenir. Bu veriler doğrudan veya dolaylı olarak gerçek kişiyi belirleyebilecek niteliktedir ve KVKK kapsamına girer. Form gönderildiğinde sunucu loglarında IP adresi, zaman damgası ve tarayıcı bilgisi de kaydedilebilir; bu teknik veriler de aydınlatma kapsamında değerlendirilmelidir.
Aydınlatma Yükümlülüğü
Veri sorumlusu, KVKK m. 10 uyarınca veri işlemeden önce ilgili kişiyi; verilerin işlenme amacı, hukuki sebebi, aktarılacak alıcı grupları, saklama süresi ve haklar (erişim, düzeltme, silme, itiraz vb.) hakkında aydınlatmalıdır. Bu bilgilendirme form sayfasında görünür olmalı veya gönderim öncesinde kolayca erişilebilir olmalıdır. Aydınlatma, sadece "KVKK uyuyoruz" gibi genel ifadelerle yapılamaz; işleme faaliyetine özgü bilgiler sunulmalıdır.
Pratik Yerleşim Önerileri
Form sayfasında veya formun hemen üstünde kısa bir aydınlatma paragrafı yer alabilir. Alternatif olarak, aydınlatma metnine link vererek "KVKK Aydınlatma Metni" sayfasına yönlendirme yapılabilir. Formun gönder butonuna yakın bir checkbox ile "Aydınlatma metnini okudum" ifadesi kullanılabilir; bu, açık rıza sayılmaz ancak bilgilendirme farkındalığını artırır. Mobil sayfalarda uzun metinler yerine özet bilgi ve link tercih edilebilir. Form gönderildiğinde otomatik "Talebiniz alındı" e-postası gönderiliyorsa, bu da veri işleme kapsamına girer ve aydınlatmada belirtilmelidir.
Örnek Kısa Metin
Formun hemen üzerinde veya altında kullanılabilecek örnek metin:
"İletişim talebiniz kapsamında ilettiğiniz ad, soyad, e-posta, telefon ve mesajınız, talebinizin değerlendirilmesi amacıyla işlenecektir. Detaylı bilgi için KVKK Aydınlatma Metni'mizi inceleyebilirsiniz."
Bu metin tek başına tam aydınlatma yerine geçmez; ana aydınlatma metnine referans vermek önemlidir. Form üzerindeki kısa metin, kullanıcıyı ana metne yönlendiren bir köprü işlevi görür.
Açık Rıza Ne Zaman Gerekir?
İletişim talebinin karşılanması hukuki sebep olarak sözleşmenin ifası veya meşru menfaat kapsamında değerlendirilebilir; bu durumda açık rıza zorunlu değildir. Ancak e-posta ile pazarlama, bülten gönderimi, üçüncü taraflara aktarım veya istatistiksel analiz gibi ek faaliyetler için ayrıca açık rıza alınması gerekebilir. Formda "Bültene abone olmak istiyorum" gibi alanlar varsa bu, açık rıza gerektirir ve önceden işaretli olmamalıdır.
Veri Saklama Süresi
İletişim formu verilerinin saklama süresi, işleme amacına göre belirlenmelidir. Talep karşılandıktan sonra veriler yasal zorunluluklar dışında silinebilir veya anonimleştirilebilir. Aydınlatma metninde saklama süresi somut olarak belirtilmelidir; "talebinizin karşılanması sonrası X ay" veya "yasal saklama süreleri boyunca" gibi ifadeler kullanılabilir.