Veri Sorumlusu ve İrtibat Kişisi Hakkında Genel Bilgi

KVKK kapsamında veri işleme faaliyetlerini yürüten taraflar belirli tanımlara sahiptir. Veri sorumlusu, veri işleyen ve irtibat kişisi kavramları, Kanunun uygulanmasında önemli rol oynar. Bu yazıda bu kavramların genel çerçevede ne anlama geldiği ve VERBİS (Veri Sorumluları Sicili) hakkında üst düzey bilgi sunulmaktadır. Sicile kayıt yükümlülüğü gibi hususlar için hukuk danışmanına başvurmanız önerilir; bu metin kesin hukuki tavsiye niteliğinde değildir. Aydınlatma metninde veri sorumlusu ve irtibat kişisi bilgilerinin doğru belirtilmesi, ilgili kişilerin başvuru yapabilmesi açısından kritik önem taşır.

Kişisel veri işleyen her işletme, ister küçük ölçekli bir web sitesi ister büyük kurumsal yapı olsun, bu kavramları bilmek durumundadır. Veri sorumlusu ataması veya tespiti, faaliyetin hukuki sorumluluğunun kimde olduğunu belirler. Veri işleyen ile yapılan sözleşmeler, sorumluluk dağılımını netleştirir. İrtibat kişisi ise ilgili kişilerle ve gerekirse Kurul ile iletişimi kolaylaştırır.

Veri Sorumlusu Kimdir?

Veri sorumlusu, KVKK madde 3’e göre kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir. Basit bir ifadeyle, "veriyi neden ve nasıl işleyeceğine karar veren" taraftır. Örneğin web sitesi işleten bir şirket, kullanıcılarından iletişim formu aracılığıyla topladığı veriler açısından veri sorumlusu konumunda olabilir.

Veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü, başvuru haklarına cevap verme yükümlülüğü ve veri güvenliğini sağlama yükümlülüğü gibi sorumlulukları bulunmaktadır. Bu sorumlulukların kapsamı, işleme faaliyetinin niteliğine göre değişebilir. Birden fazla tüzel kişiden oluşan gruplarda ana şirket ile bağlı şirketlerin ayrı ayrı veri sorumlusu olup olmadığı, veri paylaşımının niteliğine bağlı olarak değerlendirilir. Ortak veri sorumluları söz konusu olduğunda her birinin sorumlulukları ayrıca düzenlenebilir.

Veri İşleyen Kimdir?

Veri işleyen, veri sorumlusu adına ve onun talimatları doğrultusunda kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir. Veri sorumlusu, işleme amaç ve yöntemlerini belirler; veri işleyen ise bu talimatlara uygun şekilde teknik veya idari işlemleri gerçekleştirir. Örnek olarak hosting firması, e-posta servisi sağlayıcısı, ödeme işlemcisi veri işleyen sıfatıyla değerlendirilebilir. Veri sorumlusu, veri işleyenle sözleşme yaparak KVKK’ya uyum yükümlülüklerini düzenleyebilir.

İrtibat Kişisi Nedir?

İrtibat kişisi, veri sorumlusunun KVKK kapsamındaki başvuruları almak ve iletişimi yürütmek üzere belirlediği kişidir. Aydınlatma metninde ve VERBİS kaydında irtibat kişisinin iletişim bilgileri (e-posta, adres vb.) yer alır. İlgili kişiler, 11. madde kapsamındaki taleplerini bu adrese iletebilir. İrtibat kişisi, veri sorumlusunun çalışanı veya dışarıdan atanmış bir kişi olabilir; önemli olan başvuruların alınması ve ivedilikle değerlendirilmesidir.

VERBİS (Veri Sorumluları Sicili)

VERBİS, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yürütülen Veri Sorumluları Sicilidir. Belirli kriterlere uyan veri sorumlularının bu sicile kayıt olması Kanun ve ilgili mevzuatla düzenlenmiştir. Sicil, veri sorumlularının işleme faaliyetlerini şeffaf şekilde beyan ettiği kamuya açık bir platformdur. VERBİS kaydı yapılmış veri sorumluları, aydınlatma metinlerinde sicil kayıt numarasını ve irtibat bilgilerini belirtir. Sicile kayıt yükümlülüğü, yıllık çalışan sayısı, yıllık mali bilanço toplamı ve ana faaliyet konusu gibi kriterlere göre belirlenir; bu kriterlerin detayları için Kişisel Verileri Koruma Kurulu resmî kaynakları ve VERBİS Rehberi incelenmelidir. Hangi veri sorumlularının sicile kayıt yükümlülüğü altında olduğu, yıllık çalışan sayısı, yıllık mali bilanço, ana faaliyet konusu gibi unsurlara bağlıdır. Kayıt yükümlülüğünüzün olup olmadığını ve kayıt süreçlerini öğrenmek için Kişisel Verileri Koruma Kurulu resmî kaynaklarına ve hukuk danışmanınıza başvurmanız önerilir. VERBİS kaydında veri sorumlusu kimliği, işleme amaçları, veri kategorileri, aktarım bilgileri ve irtibat kişisi gibi bilgiler yer alır. Sicile kayıt yükümlülüğü olan veri sorumlularının bu yükümlülüğü yerine getirmemesi idari para cezasına konu olabilir; bu hususta hukuk danışmanınıza danışmanız tavsiye edilir.

Gerçek Kişi Veri Sorumlusu

Veri sorumlusu yalnızca tüzel kişiler değil, gerçek kişiler de olabilir. Serbest meslek sahibi avukat, muhasebeci, doktor veya kişisel web sitesi işleten birey, kendi adına kişisel veri işliyorsa veri sorumlusu sıfatı taşıyabilir. Gerçek kişi veri sorumluları için de aydınlatma yükümlülüğü ve diğer Kanun hükümleri geçerlidir. VERBİS kayıt yükümlülüğünün gerçek kişilere uygulanıp uygulanmadığı, ilgili mevzuata göre değerlendirilir.

Ortak Veri Sorumluları

Birden fazla veri sorumlusunun aynı veri işleme faaliyetinde birlikte amaç ve vasıtaları belirlediği durumlarda ortak veri sorumluluğu söz konusu olabilir. Örneğin bir e-ticaret platformu ile platformda mağaza açan satıcı, sipariş verilerinin işlenmesinde ortak veri sorumlusu olarak değerlendirilebilir. Ortak veri sorumlularının aralarındaki sorumluluk dağılımını sözleşmeyle netleştirmesi, ilgili kişiye hangi veri sorumlusuna başvurması gerektiğini aydınlatma metninde belirtmesi genel olarak önerilir. Bu konuda hukuk danışmanına başvurulması tavsiye edilir.

Veri Sorumlusu ile Veri İşleyen İlişkisi

Veri sorumlusu, veri işleyenle yaptığı sözleşmede veya talimatnamede işleme amaçlarını, güvenlik önlemlerini ve gizlilik yükümlülüklerini netleştirebilir. Veri işleyen sözleşmesi (veya veri işleme sözleşmesi), KVKK uyumu açısından önemli bir belgedir. Sözleşmede veri işleyenin hangi verileri, hangi amaçla, ne kadar süreyle işleyeceği; alt işleyen kullanıp kullanmayacağı; veri güvenliği önlemleri; sözleşme sonunda verilerin silinmesi veya iade edilmesi; denetim hakları gibi hususlar yer almalıdır. Veri sorumlusu, veri işleyenin Kanuna uygun hareket ettiğini denetlemekle yükümlüdür; bu nedenle sözleşmede denetim hakkı saklı tutulması önerilir. Birden fazla veri işleyen kullanan işletmeler (hosting, e-posta, ödeme, analytics vb.) için her bir ilişkinin ayrı ayrı değerlendirilmesi ve gerekli sözleşmelerin yapılması tavsiye edilir. Veri işleyen, yalnızca veri sorumlusunun talimatları çerçevesinde hareket etmeli; kendi inisiyatifiyle ek işlem yapmamalıdır. Veri işleyen ayrıca kendi adına başka veri işleyenler kullanıyorsa (alt işleyen), bu durumun veri sorumlusuna bildirilmesi ve sözleşmeyle düzenlenmesi genel olarak önerilir. Veri işleyen sözleşmesinde veri güvenliği, saklama süreleri, veri silme ve iade yükümlülükleri gibi hususların açıkça yer alması KVKK uyumu açısından önem taşır. Hukuk danışmanınızla bu sözleşmelerin hazırlanması veya gözden geçirilmesi tavsiye edilir.

Özet

Veri sorumlusu, kişisel veri işleme süreçlerinin karar vericisidir; veri işleyen ise bu kararları uygulayan taraftır. İrtibat kişisi, ilgili kişilerle iletişimi kolaylaştırır ve 11. madde başvurularını alır. VERBİS sicili, belirli kriterlere uyan veri sorumluları için kayıt yükümlülüğü getirir. Aydınlatma metninde veri sorumlusu kimliği, irtibat kişisi bilgileri ve başvuru adresinin doğru ve güncel belirtilmesi KVKK uyumu için kritik öneme sahiptir. Bu genel çerçeve bilgisinin ardından, kendi durumunuz için uygun adımları belirlemede hukuk danışmanından destek almanız tavsiye edilir. İrtibat kişisi, ilgili kişilerle iletişimi sağlayan ve başvuruları alan kişidir. VERBİS sicili, belirli veri sorumluları için kayıt yükümlülüğü getiren bir mekanizmadır. Bu genel çerçeve bilgisinin ardından, kendi durumunuz için uygun adımları belirlemede hukuk danışmanından destek almanız tavsiye edilir.

Kendi Aydınlatma Metninizi Oluşturun →