VERBİS Kayıt Zorunluluğu Nedir?

VERBİS, Veri Sorumluları Sicili'nin kısaltmasıdır. KVKK madde 16 uyarınca belirli koşulları taşıyan veri sorumlularının Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen usul ve esaslara göre sicile kayıt olması öngörülmektedir. Bu yazıda VERBİS kayıt zorunluluğu nedir sorusuna yanıt olarak kimlerin kayıt olması gerektiği, istisnalar, başvuru süreci ve gecikme durumunda karşılaşılabilecek yaptırımlar hakkında genel bilgi sunulmaktadır. Bu metin bilgilendirme amaçlıdır; somut durumunuz için hukuk danışmanına başvurmanız önerilir.

VERBİS Nedir?

VERBİS, veri sorumlularının ve temsilcilerinin kayıt olduğu, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yönetilen elektronik sicildir. Sicil, ilgili kişilerin veri sorumlularını sorgulayabilmesi ve Kurulun denetim faaliyetlerini yürütebilmesi amacıyla tutulmaktadır. Veri sorumluları Sicil'e kayıt sırasında kimlik bilgileri, işleme amaçları, veri kategorileri, aktarım bilgileri ve güvenlik tedbirleri gibi bilgileri bildirmektedir.

Kimler VERBİS'e Kayıt Olmalı?

Veri Sorumluları Siciline Kayıt ve Bildirim Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, aşağıdaki veri sorumluları Sicil'e kayıt olmakla yükümlüdür: işyeri veya meslek kuruluşu niteliğindeki kuruluşlar; yıllık çalışan sayısı 50'den fazla olan ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'yi aşan şirketler; ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumluları; yıllık çalışan sayısı 50'den az olsa bile yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'yi aşan şirketler. Bu kriterler Tebliğle belirlenmiş olup güncel mevzuat takip edilmelidir.

Yurt Dışından Veri İşleyenler

Türkiye'de bir temsilci atamak suretiyle Türkiye'deki ilgili kişilere ait kişisel verileri işleyen yurt dışındaki veri sorumluları da Sicil'e kayıt yükümlülüğü altındadır. Bu durumda temsilci, Sicil'e kayıt işlemini gerçekleştirir. Temsilci atama ve kayıt süreci, mevzuatta düzenlenen usullere uygun yapılmalıdır.

VERBİS Kayıt İstisnaları

Tebliğde belirli istisnalar öngörülmüştür. Örneğin noterler, avukatlar ve diğer bağımsız serbest meslek mensuplarının mesleki faaliyetleri kapsamında gerçekleştirdikleri kişisel veri işleme faaliyetleri Sicil kayıt istisnası kapsamında değerlendirilebilir. Ayrıca yıllık çalışan sayısı 50'den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'yi aşmayan, ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayan veri sorumluları belirli koşullarda istisna kapsamında olabilir. İstisnaların güncel Tebliğ ve Kurul kararları ile teyit edilmesi önerilir.

VERBİS Kayıt Süreci Nasıl Yapılır?

VERBİS kayıt işlemi, https://verbis.kvkk.gov.tr adresi üzerinden elektronik olarak gerçekleştirilir. Kayıt öncesinde veri sorumlusu veya temsilci, e-Devlet veya Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi (ETBİS) üzerinden kimlik doğrulaması yapar. Kayıt sırasında veri sorumlusunun kimlik bilgileri, irtibat bilgileri, işleme amaçları, veri kategorileri, veri işleme faaliyetlerinin açıklaması, aktarım bilgileri ve güvenlik tedbirleri gibi bilgiler girilir. Başvuru incelendikten sonra Sicil'e kayıt tamamlanır ve kayıt numarası alınır. Bu numaranın aydınlatma metninde ve ilgili dokümanlarda kullanılması önerilir.

Son Başvuru Tarihleri ve Gecikme

Kurul, farklı sektör ve veri sorumlusu grupları için son başvuru tarihleri belirlemiştir. Bu tarihler periyodik olarak güncellenebilir; güncel takvim için Kurulun resmi duyuruları takip edilmelidir. Kayıt yükümlülüğü altında olan veri sorumlularının belirlenen sürede Sicil'e başvurmaları önerilir. Gecikme veya başvurmama halinde idari para cezası uygulanabilir. KVKK madde 18 uyarınca Sicil bildiriminde bulunmama veya yanlış bildirimde bulunma hâlinde veri sorumlusuna idari para cezası verilebilmektedir.

İrtibat Kişisi ve Temsilci

VERBİS kaydında irtibat kişisi bilgisi girilmesi gerekmektedir. İrtibat kişisi, Kurul ile iletişimi sağlayan ve ilgili kişi talepleri için başvuru noktası olarak gösterilebilecek kişidir. Yurt dışındaki veri sorumluları için Türkiye'de temsilci atanması zorunludur; temsilci Sicil kaydını yapar ve ilgili kişi talepleriyle iletişimi yürütebilir. Veri sorumlusu ve irtibat kişisi rehberimizi inceleyebilirsiniz.

Web Sitesi Sahipleri İçin Değerlendirme

Küçük işletmeler veya bireysel web sitesi sahipleri genellikle yıllık çalışan sayısı ve mali bilanço kriterlerini karşılamadıkları için VERBİS kayıt istisnası kapsamında olabilir. Ancak faaliyet konusunuz özel nitelikli kişisel veri işlemeyi içeriyorsa (ör. sağlık, eğitim hizmeti) kayıt yükümlülüğü söz konusu olabilir. Kriterlerin somut durumunuza uygunluğunun hukuk ve muhasebe danışmanı ile netleştirilmesi önerilir.

Sonuç

VERBİS kayıt zorunluluğu, belirli kriterleri taşıyan veri sorumluları için geçerli olan bir yükümlülüktür. Kayıt yükümlülüğü altında olup olmadığınızın tespiti, faaliyetiniz, çalışan sayısı ve mali verileriniz dikkate alınarak yapılmalıdır. Sicil'e kayıt işlemi verbis.kvkk.gov.tr üzerinden elektronik olarak gerçekleştirilir. Sürelerin ve istisnaların güncel mevzuat ile kontrol edilmesi ve gerekirse hukuk danışmanından destek alınması tavsiye edilir.