Randevu ve rezervasyon sistemleri doktor klinikleri, kuaförler, oteller, restoranlar ve daha birçok sektörde kullanılır. Bu bileşen KVKK açısından randevu verileri, hatırlatma bildirimleri, sağlık ve otel bağlamındaki özel durumları kapsar. Veri sorumlusu, randevu veya rezervasyon almadan önce ilgili kişiyi aydıklatmakla yükümlüdür.
Randevu Verileri
Randevu talep formunda genellikle ad, soyad, e-posta, telefon, randevu tarihi/saati ve tercih edilen hizmet veya departman bilgisi toplanır. Bazı sistemlerde "şikayet" veya "not" alanı da bulunur. Bu veriler randevu yönetimi ve hizmet sunumu amacıyla işlenir; hukuki sebep olarak sözleşmenin ifası veya ön sözleşme hazırlığı kullanılabilir. Randevu geçmişi ve iptal kayıtları da kişisel veri kapsamındadır. Online randevu sistemleri üçüncü taraf yazılım kullanıyorsa (randevu modülü, API) veri işleyici ilişkisi değerlendirilmelidir.
Hatırlatma Bildirimleri
SMS veya e-posta ile randevu hatırlatması gönderimi, randevu hizmetinin ayrılmaz parçası olarak değerlendirilebilir. Ancak bu bildirimler için aydınlatma metninde bilgilendirme yapılmalıdır. Hatırlatma talebi kullanıcıya seçenek olarak sunulabilir (SMS / e-posta / yok). Pazarlama amaçlı ek mesajlar (kampanya, indirim, bülten vb.) için ayrıca açık rıza alınması gerekebilir. Toplu SMS veya e-posta gönderiminde 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Kanunu ile uyum da gözetilmelidir.
Sağlık Bağlamı (Doktor / Klinik)
Randevu formunda "şikayet" veya "hastalık özeti" gibi alanlar varsa bu veriler özel nitelikli kişisel veri (sağlık verisi) kapsamına girebilir. KVKK m. 6 uyarınca sağlık verileri açık rıza olmaksızın işlenemez; istisnalar (koruyucu hekimlik, sağlık hizmeti vb.) doktor ve sağlık mevzuatı çerçevesinde değerlendirilmelidir. Formu mümkün olduğunca minimal tutmak ve hassas bilgiyi randevu sonrası yüz yüze almak önerilir. Sağlık verisi işleyen klinikler, ayrıca sağlık mevzuatı ve hasta hakları yönetmeliği ile uyum sağlamalıdır. Elektronik hasta kayıtları ve reçete sistemleri de veri güvenliği açısından özel önlem gerektirir.
Otel ve Konaklama Bağlamı
Rezervasyonda giriş-çıkış tarihi, oda tercihi, kişi sayısı ve özel talepler (örn. bebek karyolası, engelli erişim) toplanır. Misafir kimlik bilgisi (TC veya pasaport) 1774 sayılı Kimlik Bildirimi Kanunu gereği konaklama tesislerinde alınmak zorundadır. Aydınlatma metninde rezervasyon amacı, konaklama hizmeti sunumu, kimlik bildirimi yasal zorunluluğu ve fatura düzenleme belirtilmelidir. Konaklama verileri belirli sürelerde saklanır; turizm mevzuatı da dikkate alınmalıdır.
Veri Saklama ve İptal
Randevu veya rezervasyon verileri, hizmet tamamlandıktan sonra yasal zorunluluklar dışında silinebilir. İptal edilen randevular için de kısa saklama süreleri uygulanabilir. Kullanıcı talep ederse randevu geçmişi silinebilir; ancak sağlık verisi gibi özel nitelikli verilerde sağlık mevzuatı saklama zorunlulukları öncelikli olabilir.